Nous avons repris la gestion informatique de la GCV de Mons en 2006.
Après quelques analyses et discussions avec le responsable des relevés commerciaux et des cellules vides, celui-ci nous a émis la demande de fournir un outil informatique complet permettant de gérer au mieux cette «difficulté» à laquelle il était de plus en plus confronté.
C’est pourquoi nous avons mis en place cette solution, et nous proposons désormais de l’adapter à toutes les GCV après une analyse détaillée des besoins spécifiques à chacune afin de fournir l’outil le plus adapté et personnalisé possible.
Au terme d’une réflexion commune avec les utilisateurs de ces fichiers et le coordinateur, nous avons imaginé un outil développé sur mesure afin de centraliser l’ensemble des opérations sur une seule et même base de données partagée.
Cet outil permet nativement :
- D’encoder la liste de tous les commerçants et de les lier ou non à des cellules, d’en connaitre les coordonnées et de pouvoir entrer en contact facilement avec eux selon des listes prédéfinies ou non
- D’organiser la gestion des circuits de façon plus automatisée et de les envoyer automatiquement aux stewards via leurs tablettes
- Aux stewards d’avoir accès aux listes définies par les administrateurs directement sur leurs tablettes via un site web sécurisé et spécifique à chaque asbl.
- De gérer les cellules vides, d’y effectuer des recherches par critères et de pouvoir en sortir des fiches récapitulatives à destination, par exemple, des investisseurs
- De gérer les équipes de stewards, leurs spécificités propres et d’assurer une bonne communication avec eux, par mail ou SMS
- De communiquer plus facilement avec les commerçants, par mail ou SMS
- D’extraire des rapports statistiques des données de commerçants ou de cellules, cela permettra d’obtenir notamment le nombre de commerces de chaque type dans chaque rue, le nombre de cellules vides, la durée moyenne d’inoccupation d’une cellule et toute autre information qui pourrait sembler pertinente
Des options sont toujours disponibles, et d’autres en cours de développement, elles permettent notamment :
- De gérer les nuisances publiques constatées en ville et envoyer automatiquement les rapports au service communal concerné
- De gérer les commentaires commerçants lors des circuits de contacts
- De suivre les flux piétons selon différents modes de comptages
- De récolter les informations des différentes enquêtes pour en sortir des statistiques détaillées
- De gérer l’horaire des membres de l’asbl et d’attribuer à chacun une tâche chaque jour
- Aux employés de pointer à partir d’une tablette leurs présences de façon rapide et contrôlable
- De sortir un tableau récapitulatif des horaires, des temps de travail et d’autres informations sur la GRH
- De gérer les statistiques de demandes d’infos au bureau central et de fréquentations des places principales
- De gérer les ouvertures et fermetures des potelets avec envois automatiques de fichiers au service communal concerné
Enfin, depuis peu, nous avons également mis en place un site internet lié à cet outil et permettant aux GCV qui le souhaitent d’afficher l’ensemble des commerces encodés dans l’application directement sur le site internet de l’ASBL.